Gestione di un piano formativo

Il ciclo di vita di un progetto formativo si articola principalmente in 3 macro –fasi:

  • Progettazione
  • Gestione
  • Rendicontazione

La macro –fase “GESTIONE” si posiziona nel GANNT di progetto tra la “PROGETTAZIONE” e la “RENDICONTAZIONE”. A seguito dell’ammissione a finanziamento (in caso di iniziative progettate nell’ambito di Avvisi/Bandi pubblici o privati) o semplicemente al completamento della stesura, viene attivata la fase esecutiva del Piano.

Compito del team di gestione è tradurre in processi fluidi e funzionali i percorsi formativi delineati a seguito della rilevazione dei fabbisogni, ottimizzando i processi relativi alla fruizione dei contenuti didattici, al processo di apprendimento, al conseguimento dei principali obiettivi dichiarati dal progetto.

All’interno del ciclo di vita di un progetto, il team gestionale si configura anche come punto di riferimento per i vari soggetti coinvolti nell’iniziativa: docenti, discenti, aziende beneficiarie, Enti erogatori dei finanziamenti, Organi di monitoraggio, Pubblica amministrazione, consulenti e professionisti, ecc.

La gestione di un progetto significa armonizzare le esigenze dei vari interlocutori, monitorare il corretto svolgimento dell’iniziativa ed il rispetto delle procedure, validare il regolare svolgimento dei percorsi didattici, effettuare attività di consulenza alle aziende e adottare strategie efficaci di project management e problem solving, unitamente alla capacità di pianificazione delle attività e di gestione preventiva di possibili criticità emergenti.

Analizzando nel dettaglio, la macro-fase gestionale di un progetto può quindi essere declinata in 3 principali micro-fasi, che scandiscono l’ordine temporale e organizzativo delle varie attività:

  • Fase preliminare
  • Fase esecutiva
  • Fase supporto alla rendicontazione economico-amministrativa

La fase preliminare di un progetto è funzionale ad una serie di controlli preventivi di natura documentale ed amministrativa, nonché alla verifica del fabbisogno formativo inizialmente espresso dal soggetto beneficiario della formazione, unitamente alla predisposizione di appositi strumenti per garantire il corretto monitoraggio degli indicatori di risultato del Piano stesso.

Nello specifico, in caso di iniziative finanziate attraverso i Fondi Interprofessionali, il controllo della regolarità e la predisposizione di appositi documenti ricoprono una parte fondamentale della fase in esame, considerando anche la molteplicità di soggetti coinvolti.

A titolo esemplificativo, si riportano le principali attività richieste per degli adempimenti preliminari di un Piano finanziato nell’Ambito di un Avviso Fondimpresa: presa visione e sottoscrizione digitale degli allegati previsti dalle linee guida del Fondo e dall’Avviso di riferimento;   controllo della regolarità dei Certificati Camerali (CCIAA) dei soggetti attuatori coinvolti nell’iniziativa e verifica della regolare sottoscrizione di Atti costitutivi di Impresa o Scopo (ATI/ATS) in caso di iniziative che prevedono il coinvolgimento di diversi soggetti attuatori; predisposizione di apposite autocertificazioni; trasmissione via PEC di specifici documenti al Fondo. Come anticipato, durante la fase preliminare vengono implementati e configurati appositi strumenti (database, matrici Excel, format documentali) per il monitoraggio gestionale del Piano, con evidenza dei percorsi formativi progettati, aggiornati anche sulla base della progettazione esecutiva e delle informazioni ricevute con la verifica del fabbisogno formativo attuale. La creazione di un file di monitoraggio permette di monitorare gli obiettivi del Piano e le informazioni relative ai vari soggetti coinvolti nell’iniziativa. Sempre in questa fase, infine, vengono attivate le utenze dei Piani all’interno di specifiche Piattaforme informatiche degli Enti erogatori del finanziamento, unitamente alla verifica e all’aggiornamento dei preventivi finanziari inizialmente strutturati per il Piano formativo.

La fase esecutiva di un Piano si concentra sostanzialmente nel monitoraggio continuo dello status di avanzamento delle attività didattiche, finalizzato al raggiungimento degli obiettivi prefissati nella fase progettuale e alla risoluzione di eventuali criticità emergenti.

La fase in esame comprende anche una intensa attività di segreteria didattica ed organizzativa, che cura principalmente la predisposizione di documenti didattici (registri presenza, format rilevazione gradimento e apprendimento) ed i contatti con il corpo docente. Il coordinamento esecutivo, invece, è normalmente affidato ad un Project manager che ha il compito di armonizzare i dati di monitoraggio raccolti quotidianamente, curare i rapporti con i referenti aziendali e gliEnti erogatori e gli organi di monitoraggio preposti (in caso di formazione cosiddetta finanziata), gestire eventuali situazioni critiche, predisporre specifica documentazione/reportistica richiesta dalle aziende beneficiarie o dal Fondo erogatore.

La fase di supporto alla consuntivazione economica del Piano comprende una serie di attività operative e preparatorie che agevolano la fase di rendicontazione delle spese sostenute per l’erogazione del Piano, normalmente espletate da un team dedicato che opera in stretta collaborazione con il team incaricato delle fasi gestionali.

Anche questa fase presenta una serie di attività che si concentrano sulla predisposizione di appositi report e documenti di sintesi, unitamente al controllo di alcune informazioni circa le aziende beneficiarie della formazione e dei discenti coinvolti. Soprattutto per le iniziative finanziate attraverso i Fondi interprofessionali o attraverso analoghe misure di sostegno al lavoro, il controllo di alcuni parametri è obbligatorio al fine di poter consuntivare pienamente l’intero importo economico del Piano.

Fase 1 | Il processo di Rendicontazione

I contributi pubblici hanno obbligatoriamente una fase di rendicontazione che è il processo di consuntivazione delle spese effettivamente e definitivamente sostenute per la realizzazione del progetto.

Tale processo è finalizzato a dimostrare:

  • lo stato di avanzamento finanziario del progetto nel rispetto dei limiti previsti in fase di aggiudicazione;
  • la corretta esecuzione del progetto e di quanto in esso previsto;
  • il rispetto degli adempimenti necessari per ottenere l’erogazione del finanziamento/rimborso dei costi.

L’attività di rendicontazione può quindi definirsi trasversale a tutta la gestione e alimenta l’attività di monitoraggio e di controllo. Interviene infatti sia nelle fasi inziali allocando correttamente il finanziamento e verificandone eventuali criticità nella realizzazione che possono comportare aumenti di singole macro voci sia nelle fasi di realizzazione permettendo all’ente finanziatore di monitorare l’avanzamento delle spese.

Fase 2 | Il Cofinanziamento

Occorre rendicontare il costo complessivo del progetto, così come dichiarato nel piano economico presentato, che implica sempre una quota di finanziamento e una di cofinanziamento. La rendicontazione economica della quota parte di cofinanziamento avverrà quindi nelle stesse modalità previste per la quota di finanziamento e come disciplinato dai due principali regolamenti;

il Regolamento (UE) n. 651/2014 della Commissione del 17 giugno 2014; l’articolo 31 è relativo agli Aiuti alla formazione. Normalmente si richiede di inserire il costo del personale in formazione desumibile dal costo lordo del lavoro.

Il Regolamento (UE) n. 1407/2013 “de minimis”. La disciplina del “de minimis” implica che un’impresa unica non possa usufruire in tre anni (quello per il quale si chiede il contributo e i due precedenti) di finanziamenti pubblici complessivi superiori a € 200.000,00 assegnati sotto forma di “de minimis” a qualsiasi titolo e da qualsiasi Amministrazione pubblica ottenuti.

Fase 3 | Conclusione

Al termine di progetto o piano formativo il soggetto beneficiario deve presentare la seguente documentazione al fine vedersi riconoscere le spese sostenute entro il massimale previsto in sede di aggiudicazione:

  • relazione conclusiva sull’attività svolta e degli obiettivi raggiunti;
  • rendiconto finanziario analitico delle spese sostenute e, costituito da un elenco dettagliato dei costi/ricavi con l’indicazione delle causali e – in particolare per le spese – la dimostrazione dell’attinenza al progetto, il nome del destinatario del pagamento e gli estremi del documento contabile;
  • documenti giustificativi delle spese e relative quietanze;
  • certificazione delle spese compreso del cofinanziamento.

Tutti i documenti contabili (fatture, note occasionale, ecc…) devono obbligatoriamente:

  • essere attinenti alle voci contemplate nel progetto o piano;
  • avere corrispondenza temporale con il progetto o l’iniziativa;
  • riportare chiaramente la destinazione della spesa.

I singoli Avvisi o bandi di gara disciplinano i documenti da trasmettere o da caricare su piattaforme dedicate; solitamente viene richiesto un revisore legale dei conti abilitato che ne certifica la corrispondenza.

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